Aurinkosähkövoimaloiden rakentaminen ei ole kävelyä puistossa, ainakaan Tšekin tasavallassa. Erittäin vaativa hallinnollinen prosessi vaatii 35 osittaista vaihetta, jotka toteutetaan täydellisellä jatkuvuudella. Tämän vuoksi yhden sopimuksen/hankkeen (voimalaitos) käsittely ei kestä 7 päivää (tekninen monimutkaisuus), vaan enintään 5 kuukautta. Kärsimättömien sijoittajien, huolellisten virkailijoiden ja ponnistelujen yhdistelmä kaiken loppuun miseksi ennen alkuperäistä määräaikaa tarjoaa suuren mahdollisuuden komplikaatioihin. Pienellä virheellä tai hetkellisesti tarkkaavaisella voi olla syviä ja epämiellyttäviä seurauksia.
Martin etsi työkalua, joka voisi seurata kaikkea käynnissä olevaa työtä, muita seurantavaiheita ja niiden ratkaisuprosessia. Oli selvää, että jo ylikuormittuneille työntekijöille tehtävien ja monimutkaisemman raportoinnin lisääminen aiheuttaisi oikeutettuja vastalauseita ja lisää tuottavuuden menetyksiä.
Siksi on harkittu mahdollisuutta palkata uusi pätevä tiimin jäsen - projektipäällikkö. Arvioitu työmäärä osoitti, että tietyn tutkinnon suorittavalle henkilölle tarvitaan osa-aikaista tai kokoaikaista työtä. Olisi vaikea löytää oikeaa johtajaa sekä johtajan tutustua yrityksen prosesseihin, ja sitten oli tietysti mahdollinen riski johtajan epäonnistumisesta. Tällaisen position kokonaiskustannukset eivät vastanneet vaadittua lopullista vaikutusta.
Todellisen projektipäällikön sijasta Martin päätti kokeilla APU - Virtual Project Manageria. Se luo työntekijöille yksilölliset työaikataulut ottaen samalla huomioon koko yrityksen prioriteetit. Se antaa ihmisille yksittäisiä tehtäviä, jotta heidän työaikansa hyödynnetään täysimääräisesti, seisokkeja ei ole eikä viivästyksiä (yhden projektin dokumentaation hyväksymisen odotusaikaa voidaan käyttää eri tavalla ja tehokkaasti).
Se seuraa jatkuvasti hankkeiden tilaa ja niiden käsittelyn muutoksia. Ja se säätää jokaisen uuden tulon suunnitelman mukaan.
