Tapaustutkimukset

APUtime lyhentää aikaa ja Martin virtaviivaistaa johtamista

Tuotanto
Aurinkosähkövoimaloiden rakentaminen ei ole kävelyä puistossa, ainakaan Tšekin tasavallassa. Erittäin vaativa hallinnollinen prosessi vaatii 35 osittaista vaihetta, jotka toteutetaan täydellisellä jatkuvuudella.
2
 henkilökunta
40
+
projektit
10
Ihmiset eivät voi työskennellä kokopäiväisesti yli 12 tuntia päivässä, eivät ainakaan pitkällä aikavälillä. He ovat väsyneitä, he eivät keskity, ja työn laatu heikkenee nopeasti. Meidän on tehostettava heidän työaikaansa, jotta he voivat tehdä sen, mikä on tehtävä normaalina työaikana, ja levätä sitten.

Ennen toteutusta

Aurinkosähkövoimaloiden rakentaminen ei ole kävelyä puistossa, ainakaan Tšekin tasavallassa. Erittäin vaativa hallinnollinen prosessi vaatii 35 osittaista vaihetta, jotka toteutetaan täydellisellä jatkuvuudella. Tämän vuoksi yhden sopimuksen/hankkeen (voimalaitos) käsittely ei kestä 7 päivää (tekninen monimutkaisuus), vaan enintään 5 kuukautta. Kärsimättömien sijoittajien, huolellisten virkailijoiden ja ponnistelujen yhdistelmä kaiken loppuun miseksi ennen alkuperäistä määräaikaa tarjoaa suuren mahdollisuuden komplikaatioihin. Pienellä virheellä tai hetkellisesti tarkkaavaisella voi olla syviä ja epämiellyttäviä seurauksia.

Martin etsi työkalua, joka voisi seurata kaikkea käynnissä olevaa työtä, muita seurantavaiheita ja niiden ratkaisuprosessia. Oli selvää, että jo ylikuormittuneille työntekijöille tehtävien ja monimutkaisemman raportoinnin lisääminen aiheuttaisi oikeutettuja vastalauseita ja lisää tuottavuuden menetyksiä.

Siksi on harkittu mahdollisuutta palkata uusi pätevä tiimin jäsen - projektipäällikkö. Arvioitu työmäärä osoitti, että tietyn tutkinnon suorittavalle henkilölle tarvitaan osa-aikaista tai kokoaikaista työtä. Olisi vaikea löytää oikeaa johtajaa sekä johtajan tutustua yrityksen prosesseihin, ja sitten oli tietysti mahdollinen riski johtajan epäonnistumisesta. Tällaisen position kokonaiskustannukset eivät vastanneet vaadittua lopullista vaikutusta.

Kanssa APUtime

Todellisen projektipäällikön sijasta Martin päätti kokeilla APU - Virtual Project Manageria. Se luo työntekijöille yksilölliset työaikataulut ottaen samalla huomioon koko yrityksen prioriteetit. Se antaa ihmisille yksittäisiä tehtäviä, jotta heidän työaikansa hyödynnetään täysimääräisesti, seisokkeja ei ole eikä viivästyksiä (yhden projektin dokumentaation hyväksymisen odotusaikaa voidaan käyttää eri tavalla ja tehokkaasti).

Se seuraa jatkuvasti hankkeiden tilaa ja niiden käsittelyn muutoksia. Ja se säätää jokaisen uuden tulon suunnitelman mukaan.

Virtaviivaista prosesseja
Vähemmän kokouksia
Täydellinen yleiskatsaus


APUtime lyhentää aikaa ja Martin virtaviivaistaa johtamista

Vaiheet

  • Keskustelu hankkeen toteutettavuudesta asiakkaan kanssa
  • Asiakas hyväksyy tarpeisiinsa parhaiten sopivan ratkaisun
  • Projektin työt alkavat välittömästi
    SOLARplan-järjestelmä hoitaa koko projektin hallinnollisen asialistan. 
  • Syötteiden systematisointi
    Uuden projektin lataaminen asiaankuuluvilla asiakirjoilla (n. 30 dokumenttia) pilveen 
  • Uuden tilauksen syöttäminen CRM:ään
    Samanaikaisesti tämän vaiheen kanssa projekti ApuTime on luotu. 
  • Hankkeen vaiheiden jakautuminen (sopimus)
    Kun APU ottaa projektin haltuunsa, se jakaa sen ennalta määritetyn prosessikaavion mukaan, jonka Martin oli opettanut sille yksittäisiksi tehtäviksi, joiden valmistumispäivät olivat odotettuja. 
  • Tehtävien määrittäminen
    APU kartoittaa työntekijöiden nykyisen aikataulun, ja vapaan kapasiteetin ja tulevien viikkojen aktiviteettien tyypin perusteella se luo työaikataulun ja määrittää tehtävät. Muiden projektien tehtävien suorittaminen ei vaikuta suunnitelmaan.
  • Vastaus muutoksiin
    Jos tehtävä viivästyy, APU suorittaa nämä tiedot projektin seurantavaiheilla ja säätää kunkin työntekijän tehtäviä muutamassa sekunnissa. Tämä on tärkeää, koska kaikki tehdään edelleen työaikana.
  • Tarkastuspisteissä
    Koko projektista vastaava työntekijä valvoo sen edistymistä. APU raportoi hänelle jatkuvasti sovitut tiedot määrittelemässään määräajassa.
  • Hallinnollinen
    Tavallinen päivittäinen toiminta ei vie niin paljon aikaa kuin ennen, esityslista on yksinkertainen ja ymmärrettävä kaikille.

Johtopäätös

  • APU:ssa on kyse sujuvuudesta: kun projektirivin tehtävä on valmis, Sally aktivoi automaattisesti seuraavat vaiheet - määrittämällä työn riittävälle työntekijälle, jolla on vapaa työkyky. Hän ilmoittaa hänelle ajoissa ja valvoo työn päättymistä.
  • Omistaja (tai projektipäällikkö) tietää, miten yritys toimii ja voi muuttaa prosesseja. Kaikki muutokset näkyvät Apun aikataulussa muutamassa sekunnissa.
  • Rutiininomainen päivittäinen hallinto vie murto-osan ajasta ja energiasta siitä, mihin se oli tottunut, ja tähän liittyvä asialista on yksinkertainen.
  • Ryhmän jäsenten ei tarvitse nähdä tai soittaa toisilleen selvittääkseen projektin todellisen nykytilan. Heille ilmoitetaan muutoksista välittömästi. 7 päivää viikossa, 24 tuntia vuorokaudessa. Heidän ei tarvitse muistaa hyödyttömiä asioita tai kirjoittaa liian pitkiä tehtävälistoja.
  • Jaetut resurssit ovat kaikkien käytettävissä ja juuri silloin, kun niitä tarvitaan.
  • Turhautumisen ja väsymyksen aiheuttamien virheiden aika on päättynyt. Ainoa työntekijä, joka tekee edelleen ylitöitä, on APU.
  • Työ- ja yksityiselämän tasapaino ei ole enää saavuttamaton tavoite, mutta lopuksi todellisuus, ja mikä tärkeintä, emme ole saavuttaneet tätä vähentämällä liikevaihtoa tai voittoa. Tämä oli mahdollista tekoälyteknologioiden käyttöönoton vuoksi. Jos on totta, että jokainen APU oppii jatkuvasti kaikista projekteista, voimme vain kuvitella, miten sen potentiaali muuttaa liiketoimintaamme tulevaisuudessa.

Integraatiot

  • CRM Raynet
  • Google Kalenteri / Outlook Kalenteri
  • Google Drive / Onedrive / Dropbox